Managementondersteuner Directie

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren managementondersteuner die rust en overzicht brengt in een complexe en dynamische agenda van twee directeuren? Wil jij vanuit een centrale positie bijdragen aan een organisatie die werkt aan herstel voor Groningers en Drenten met aardbevingsschade? Lees dan verder!

Als Managementondersteuner Directie bij het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ondersteun je de directie op organisatorisch, secretarieel en administratief vlak. Jij zorgt dat agenda’s logisch zijn opgebouwd, afspraken zorgvuldig worden ingepland en dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw planning en prioritering kan de directie zich volledig richten op haar verantwoordelijkheden.

Je werkt in een omgeving die maatschappelijk en bestuurlijk voortdurend in beweging is. Dat vraagt om overzicht, flexibiliteit en discretie. Jij bewaakt de planning, signaleert knelpunten en zorgt dat overleggen goed zijn voorbereid en efficiënt verlopen. Je schakelt met interne en externe contacten en weet precies wat er nodig is om de dag van de directie soepel te laten verlopen.

Wat ga je doen

• Beheren van complexe en dynamische agenda’s van de directie.
• Plannen, voorbereiden en organiseren van interne en externe overleggen.
• Zorgdragen voor tijdige en volledige verspreiding van vergaderstukken.
• Bewaken van actie- en besluitenlijsten op procesniveau (voortgang en planning).
• Afstemmen met interne en externe partijen over afspraken en logistiek.
• Signaleren van knelpunten in planning en zelfstandig voorstellen doen voor verbeteringen.
• Samenwerken met andere managementondersteuners om continuïteit te waarborgen.

Wat bieden wij jou?

• Een centrale rol dicht bij de directie van een organisatie met maatschappelijke impact.
• Een zelfstandige functie met verantwoordelijkheid binnen duidelijke kaders.
• Een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is.
• Intensieve samenwerking met betrokken collega’s binnen het IMG.
• De mogelijkheid om jouw organisatietalent in te zetten op het hoogste niveau van de organisatie.

Wil je alvast weten voor wie je gaat werken? Klik hier om meer te lezen over de twee directeuren van het IMG.

Functie-eisen

Je bent nauwkeurig, proactief en organisatiesensitief. Je houdt overzicht, denkt vooruit en blijft rustig wanneer agenda’s veranderen of prioriteiten verschuiven. Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Je hebt:

• Een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of directieondersteuner.
• Aantoonbare ervaring met het beheren van complexe agenda’s voor één of meerdere senior managers.
• Ervaring met het organiseren van vergaderingen en bestuurlijke overleggen.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Graag ontvangen we naast een CV ook een motivatiebrief waarin je voor de functies die je de afgelopen drie jaar hebt vervuld beschrijft:

• Wat de situatie was
• Wat jouw taken waren
• Welke acties je ondernam om die taken te vervullen
• En wat daarvan het resultaat was

Alvast voor in jouw agenda:

• Op woensdag 11 maart vindt de CV en briefselectie plaats, we informeren je zo snel mogelijk over de uitslag.
• Op vrijdag 13 maart vinden de eerste gesprekken plaats.
• Opvolgend volgt een klikgesprek met een collega/collega's uit het team, de datum hoor je t.z.t.
• Op maandag 16 maart of woensdag 18 maart vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats.

Overige arbeidsvoorwaarden

Wij bieden een baan die ertoe doet. Jij maakt het verschil voor Groningers en Drenten met aardbevingsschade. Wat wij nog meer te bieden hebben? Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en veel ruimte om jezelf te zijn en (door) te groeien. Een werkomgeving waar je blij van wordt. Met fijne collega's, want IMG'ers zijn betrokken bij de regio én bij elkaar.

Uitdaging en ontwikkeling
Hou je van verandering en een flinke uitdaging? Het IMG is altijd in beweging. En ons werk dus ook. Je hebt inhoudelijk interessant werk met volop ruimte om te leren en jezelf te ontwikkelen. Kansen die je ziet, kun je pakken.

Flexibel werken
Je krijgt veel ruimte en vertrouwen om je werk in te richten op een manier die past bij jou en je team. We combineren het beste van thuiswerken met samenwerken op kantoor. Op ons kantoor in Groningen werk je samen met collega’s, kun je makkelijk afstemmen, vind je fijne werkplekken en goede koffie. Natuurlijk is er daarnaast ook ruimte om thuis te werken.

Betrokken collega’s
IMG’ers hebben hart voor de Groningers en Drenten, maar ook voor elkaar. Collega’s voelen zich verbonden met elkaar en er heerst een fijne en informele werksfeer. Er is veel ruimte voor jou als persoon en we vinden het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn.

Bij de Rijksoverheid krijg je naast een prima salaris 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren). Daarnaast krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je salaris. Hiermee kun je extra verlofuren opnemen, maar je kunt dit ook laten uitbetalen of er bijvoorbeeld een fiets voor woon-werkverkeer van kopen.

Onze arbeidsvoorwaarden in het kort:

• 36-urige werkweek
• 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren)
• IKB-budget van 16,50% van je salaris
• Reiskostenvergoeding
• Vergoeding voor je thuiswerkplek
• Vergoeding voor het verduurzamen van je woning en de aanschaf van een fiets.