Managementondersteuner

Functieomschrijving

Help jij managers met het organiseren van hun werk en houd je moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving? Wil jij bijdragen aan een organisatie die werkt aan het herstel van aardbevingsschade voor Groningers en Drenten? Lees dan verder!

Als Managementondersteuner bij het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben jij het eerste aanspreekpunt voor jouw teammanager(s) en afdelingsmanager. Dankzij jou kunnen zij zich richten op de kern van hun werk: het helpen van mensen met aardbevingsschade. Je werkt in een open en professionele omgeving waar continu wordt gekeken hoe het beter kan.

Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt de managers op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak. Je leest mee in hun mail, houdt overzicht over de prioriteiten, en pakt zelf berichten op die je direct kunt afhandelen. Vergaderingen plannen? Deadlines bewaken? Dat doe jij met gemak. En als er nieuwe collega’s beginnen, zorg jij dat hun laptops, telefoons en accounts op tijd klaarstaan. Kortom: jouw organisatietalent krijgt hier alle ruimte.

Wat ga je doen

• Ondersteunen van teammanager(s) en afdelingsmanager op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied.
• Beheren van agenda’s en plannen van overleggen en afspraken.
• Meelezen en afhandelen van e-mail en correspondentie waar mogelijk.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van actiepunten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Regelen van faciliteiten voor nieuwe collega’s, zoals werkplekken en accounts.
• Samenwerken met collega-managementondersteuners om continuïteit te waarborgen.

Wat bieden wij jou?

• Een breed takenpakket met ruimte om jouw organisatietalent in te zetten.
• Samenwerking in een hecht team van managementondersteuners.
• Een zelfstandige rol binnen jouw eigen afdeling.
• Een werkomgeving waarin continu wordt gewerkt aan verbetering.
• Maatschappelijke toegevoegde waarde doordat jij bijdraagt aan het herstelproces voor mensen met aardbevingsschade.

Functie-eisen

Als managementondersteuner houd je overzicht en werk je samen. Regelmatig hoor en zie je dingen die je niet altijd overal kunt delen. Organisatiesensitiviteit en integriteit zijn voor deze functie dan ook belangrijke competenties. Tegelijkertijd is het IMG in beweging en kunnen afdelingen veranderen. Dat vraagt om flexibiliteit en een pragmatische insteek. We zoeken mensen die elke dag beter willen worden in hun vak. Jij bent het type die zegt: “Ik heb nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan”. Regelmatig verbaas je jouw managers als zij iets vragen met de opmerking “Had ik al aan gedacht en is al geregeld!”. Dat lukt je omdat je snapt wat er moet gebeuren en weet wat managers nodig hebben.

Verder vragen we van jou:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Tenminste 3 jaar ervaring als managementondersteuner of in een vergelijkbare rol waarbij je meerdere (team)managers hebt ondersteund.
• Een goede beheersing van Office-programma’s als Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Graag ontvangen we naast een CV ook een motivatiebrief waarin je voor de functie(s) die je de laatste 3 jaar hebt vervuld beschrijft:

• Wat de situatie was
• Wat jouw taken waren
• Welke acties je ondernam om die taken te vervullen
• En wat daar het resultaat van was.

Alvast voor in jouw agenda

• Op woensdag 11 maart vindt de CV en briefselectie plaats, we informeren je zo snel mogelijk over de uitslag.
• Op vrijdag 13 maart vinden de eerste gesprekken plaats.
• Opvolgend volgt een klikgesprek met een collega/collega's uit het team, de datum hoor je t.z.t.
• Op maandag 16 maart of woensdag 18 maart vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats.

Overige arbeidsvoorwaarden

Wij bieden een baan die ertoe doet. Jij maakt het verschil voor Groningers en Drenten met aardbevingsschade. Wat wij nog meer te bieden hebben? Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en veel ruimte om jezelf te zijn en (door) te groeien. Een werkomgeving waar je blij van wordt. Met fijne collega's, want IMG'ers zijn betrokken bij de regio én bij elkaar.

Uitdaging en ontwikkeling
Hou je van verandering en een flinke uitdaging? Het IMG is altijd in beweging. En ons werk dus ook. Je hebt inhoudelijk interessant werk met volop ruimte om te leren en jezelf te ontwikkelen. Kansen die je ziet, kun je pakken.

Flexibel werken
Je krijgt veel ruimte en vertrouwen om je werk in te richten op een manier die past bij jou en je team. We combineren het beste van thuiswerken met samenwerken op kantoor. Op ons kantoor in Groningen werk je samen met collega’s, kun je makkelijk afstemmen, vind je fijne werkplekken en goede koffie. Natuurlijk is er daarnaast ook ruimte om thuis te werken.

Betrokken collega’s
IMG’ers hebben hart voor de Groningers en Drenten, maar ook voor elkaar. Collega’s voelen zich verbonden met elkaar en er heerst een fijne en informele werksfeer. Er is veel ruimte voor jou als persoon en we vinden het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn.

Bij de Rijksoverheid krijg je naast een prima salaris 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren). Daarnaast krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je salaris. Hiermee kun je extra verlofuren opnemen, maar je kunt dit ook laten uitbetalen of er bijvoorbeeld een fiets voor woon-werkverkeer van kopen.

Onze arbeidsvoorwaarden in het kort:

• 36-urige werkweek
• 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren)
• IKB-budget van 16,50% van je salaris
• Reiskostenvergoeding
• Vergoeding voor je thuiswerkplek
• Vergoeding voor het verduurzamen van je woning en de aanschaf van een fiets.