Klacht contact zaakbegeleider

De klacht gaat over het verstrekken van een rapport aan een nieuwe eigenaar van een woning. De klager geeft aan dat een medewerker van het Instituut heeft verteld dat een rapport alleen aan een nieuwe eigenaar kan worden verstrekt met toestemming van de oude eigenaar. Dit komt niet overeen met de werkwijze die het Instituut hanteert. Omdat er geen notities of opnames van het gesprek zijn gevonden, kan niet worden achterhaald of de klager verkeerd is geïnformeerd.

Als een schade eerder is behandeld in een oud dossier, heeft het Instituut het recht en de plicht om het bijbehorende rapport te verstrekken aan een nieuwe eigenaar. De oude eigenaar hoeft hier niet over worden geïnformeerd. Wel is het zo dat een rapport van de klager is gedeeld met de nieuwe eigenaar van de woning, zonder de naam van de klager te redigeren. Dit is in strijd met het privacy beleid van het Instituut. Het Instituut heeft dit voorval geregistreerd als een datalek.

De klacht is in zoverre gegrond verklaard dat er inderdaad een rapport is gedeeld met de nieuwe eigenaar zonder de naam van de klager te redigeren. Om situaties zoals deze in de toekomst te voorkomen, zijn de werkinstructies over het delen van rapporten opnieuw gedeeld met de afdelingen die het betreft. Voor het overige is de klacht ongegrond verklaard.