Klachtenregeling

Artikel 1: Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

IMG: het Instituut Mijnbouwschade Groningen
Voorzitter: de (plaatsvervangend) voorzitter van het bestuur van het IMG

Artikel 2: Klachtrecht

Een ieder heeft het recht om mondeling of schriftelijk een klacht in te dienen over de wijze waarop het IMG, een lid daarvan of een persoon, werkzaam voor of onder verantwoordelijkheid van het IMG, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of haar heeft gedragen.
Het IMG bevestigt de ontvangst van een schriftelijke klacht binnen twee weken na ontvangst. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval de volgende gegevens:

• de datum waarop de klacht is ontvangen;
• de termijn waarbinnen de klacht zal worden afgehandeld;
• de naam en het telefoonnummer van de klachtbehandelaar;
  de procedure, de eventuele instelling van een klachtadviescommissie en de mogelijkheid om te worden gehoord;
• de mogelijkheid om de tekst van de klachtenregeling op te vragen of op het internet te raadplegen

Artikel 3: Behandeling schriftelijke klacht

De afhandeling van een schriftelijke klacht geschiedt door een lid van het IMG die niet persoonlijk betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft. Er bestaat geen verplichting de klacht te behandelen indien de klacht betrekking heeft op een gedraging:

• waarover reeds eerder een klacht is ingediend die is behandeld met inachtneming van de artikelen 9:4 en volgende van de Algemene wet bestuursrecht;
• die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
• waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;
• waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;
• die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een bestuursrechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest, of,
  zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is. Evenmin bestaat een verplichting de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

Indien geen verplichting bestaat de klacht te behandelen, kan de klacht buiten behandeling worden gelaten. De klager wordt hiervan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld. Bij de kennisgeving wordt vermeld binnen welke termijn de klager een verzoekschrift kan indienen bij de Nationale ombudsman.

Artikel 4: Klachtadviescommissie

De voorzitter kan een commissie belasten met de advisering over de klacht.
De klachtadviescommissie bestaat uit drie personen. De voorzitter benoemt de leden, onder wie de commissievoorzitter, en wijst de secretaris aan.
Degene op wie de klacht betrekking heeft, kan geen deel uitmaken van de klachtadviescommissie.
De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden in kennis gesteld van de inschakeling van de klachtadviescommissie.
De klachtadviescommissie zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van haar advies en eventuele aanbevelingen, aan de voorzitter.

Artikel 5: Horen

De klager en de persoon op wie de klacht betrekking heeft, worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. In overleg met de klager kan het horen telefonisch plaatsvinden.
Het horen geschiedt door het lid van het IMG dat is belast met de afhandeling van de klacht, vergezeld door een secretaris, of een of meer ambtenaren of personen die anderszins werkzaam zijn voor het IMG.
Indien een commissie is belast met de advisering over de klacht, wordt het horen opgedragen aan de klachtadviescommissie.
De klachtadviescommissie kan het horen opdragen aan een van haar leden.
Van het horen van de klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is, de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om te worden gehoord of aan de klacht volledig tegemoet is of wordt gekomen.
Van het horen wordt een verslag gemaakt dat aan de klager wordt toegezonden.
Indien het horen is opgedragen aan de klachtadviescommissie, bevat haar rapport van bevindingen tevens het verslag van het horen.

Artikel 6: Termijn

De klacht wordt afgehandeld binnen zes weken of, indien een klachtadviescommissie is ingesteld, binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift.
De afhandeling kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Daarvan wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt.

Artikel 7: Bevindingen

De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, het oordeel daarover en de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden, tenzij de klager heeft verklaard dat hij daaraan geen behoefte heeft. Indien een klachtenadviescommissie is belast met de advisering over de klacht, wordt tevens het rapport van bevindingen, het advies en de eventuele aanbevelingen van de klachtadviescommissie toegezonden.
Indien het oordeel van de voorzitter afwijkt van het advies, worden in de conclusie de redenen voor die afwijking vermeld.

Artikel 8: Klachtenregistratie

Het IMG draagt zorg voor de registratie van de bij haar ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.

Artikel 9: Bekendmaking, inwerkingtreding en citeertitel

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag van ondertekening door de voorzitter.
Zij wordt aangehaald als: Klachtenregeling IMG.